Configurer un système de numérotation des avoirs
Pourquoi un système de numérotation distinct ?
Votre logiciel TowSoft vous permet depuis longtemps d’émettre des avoirs lorsque certaines situations particulières se présentent. Toutefois, le système de numérotation actuellement en place réutilise tout simplement le même numéro que celui de la facture pour laquelle l’avoir est émis afin de l’identifier.
Ce système ne convenait pas aux exigences de tous nos clients en matière de comptabilité, alors ils nous ont demandé une option permettant d’obtenir une numérotation distincte pour les avoirs.
Comment activer la numérotation des avoirs ?
En premier lieu, la demande d’activation de ce système de numérotation doit se faire auprès de l’équipe de support de TowSoft. Contactez nous ici !
Comment configurer la numérotation des avoirs ?
Une fois que cette option sera activée, c’est dans dans les options de comptabilité que vous serez en mesure de configurer le système de numérotation à utiliser. Voici le chemin pour vous y rendre:
- Dans le menu de gauche de la version back office de TowSoft, sous la rubrique “Gestion des paramètres”, cliquez sur “Compagnies et options”.
- Dans la section “Listes des compagnies” au haut de l’écran, il est possible que vous n’en voyez qu’une seule si vous n’avez qu’une seule base, mais si vous en avez plus d’une (ie. multi-compagnies), vous devez sélectionner celle avec l’étiquette “Principale”.
- Cliquez sur le nom de la compagnie principale puis, dans l’écran suivant, vous repérerez l’option “Options de comptabilité” parmi les boutons dans le coin supérieur droit.
Dans la section “Numérotation des avoirs”, vous aurez trois champs qui vous permettront de configurer la numérotation:
MÉTHODE DE NUMÉROTATION DES AVOIRS
Utiliser l’index de numérotation des factures -> Tout reste comme avant au niveau du numéro. La numérotation des avoirs restera basée sur la facture parente. Toutefois, comme vous le verrez plus bas, vous pourriez différencier le numéro d’avoir avec un préfixe.
Index propre aux avoirs -> La numérotation des avoirs partira d’une toute nouvelle indexation, c’est à dire de 1. Le choix de cette option vous obligera toutefois à entrer un préfixe dans le champ suivant, autrement, il y aurait possibilité que des numéros de factures et d’avoirs soient les mêmes. À noter que si vous avez configuré une réinitialisation des numéros de factures à tous les mois ou à toutes les années, et bien, cela s’appliquera également au numéro d’avoirs.
Ajouter -1 ou -2 au numéro de facture -> La numérotation des avoir sera basée sur la facture parente, à quoi, le système ajoutera -1 pour un premier avoir émis, -2 pour un deuxième, etc.
PRÉFIXE POUR LA NUMÉROTATION DES AVOIRS
Inscrivez dans ce champ un préfixe que vous désirez voir avant le numéro de l’avoir ex. “AV” afin de bien les identifier. Ce préfixe peut être composé d’un maximum de 15 caractères alphanumériques.
DATE UTILISÉE LORS D’UN AVOIR
Toujours sélectionner la date au moment de l’avoir -> La date affichée en début du numéro de l’avoir sera celle du moment où cet avoir aura été émis.
Toujours sélectionner la date de la facture parente -> La date affichée en début du numéro de l’avoir sera celle du moment où la facture aura été émise.
Pour terminer, cliquez sur “Modifier” au bas de la fenêtre des “Options de comptabilité”, puis le nouveau système de numérotation que vous aurez configuré, sera mis en place dès lors.
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